Dalam manajemen keuangan, ada suatu istilah yang dikenal dengan petty cash atau kas kecil yang setiap jenis usaha, pasti dianggarkan.
Kadangkala ada suatu keadaan yang memaksa harus ada persediaan uang untuk membayar kegiatan-kegiatan atau pengeluaran kecil.
Walaupun kelihatannya untuk menutup pengeluaran kecil, namun sebagai entitas usaha tetap harus berpatokan pada pengelolaan keuangan yang profesional dengan tetap dicatat pada laporan keuangan.
Untuk itu tetap harus dibukukan petty cash ini supaya dapat terlihat aliran kas harian untuk memudahkan pengawasan.
Petty cash ini diartikan sebagai dana yang disediakan untuk operasional perusahaan yang sifatnya segera, rutin dan tidak dalam skala besar agar kelancaran usaha tetap berjalan.
Jadi itu memang sejumlah uang (tidak terlalu besar jumlahnya) yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Supaya staf dalam kegiatan usaha tidak harus mengeluarkan dari dana pribadi untuk pengeluaran karena urusan pekerjaan.
Dalam praktiknya, petty cash ini biasanya dipegang oleh satu atau dua orang yang memang ditunjuk sebagai bendahara. Dan dapat dipakai jika ada pembayaran terkait bisnis berikut dengan bukti pengeluaran yang harus diberikan.
Beberapa contoh pengeluaran rutin yang bisa digunakan dari pos dana ini adalah misalnya pengeluaran untuk pembelian bahan bakar, pembayaran parkir, pembelian ATK, jamuan tamu untuk makanan ringan dan jajanan dan sebagainya.
Tujuan dan Kegunaan
Petty cash ini dibuat bukan tanpa alasan, setidaknya ada 5 tujuan dari pembentukan petty cash ini:
- Sebagai pos dana darurat. Pada dasarnya bisnis harus dibiayai dari kegiatan bisnis itu sendiri. Sehingga setiap bagian yang merasa perlu untuk berbelanja untuk hal yang mendesak dan tidak terduga, bisa diambilkan dari pos ini. Tanpa adanya petty cash, maka kemungkinan eksekusi pembelanjaan menjadi lambat yang bisa mengganggu operasional usaha.
- Untuk prinsip efektivitas. Akan sangat ribet jika semua pengeluaran harus diambilkan dari pos utama yang mungkin prosedurnya lebih rigit dan ketat. Sehingga untuk dapat mendukung efektivitas, pos kas kecil dibuat untuk dapat meng-cover pengeluaran segera.
- Sebagai back-up pengeluaran lain-lain. Sebuah perusahaan yang sudah menjalankan sistem keuangan yang baik. Tentunya memiliki aturan yang ketat dalam pengeluaran uang yang sudah disesuaikan dengan pos-pos tersendiri. Pos kas kecil ditujukan untuk mencakup semua pengeluaran yang tidak ada dalam pos-pos utama yang sifatnya urgent.
- Menerapkan prinsip kehati-hatian. Pengelolaan keuangan harus didasarkan pada prinsip kehati-hatian, maksudnya adalah adanya pemisahan yang jelas antara uang pribadi dengan uang usaha. Tidak boleh uang usaha dipakai untuk keperluan pribadi atau sebaliknya uang pribadi dipakai untuk menunjang bisnis. Karena semua pengeluaran harus dicatat maka dengan pemisahan itu pencatatan keuangan akan lebih mudah dilakukan.
- Alasan Kemudahan. Jika kas kecil tidak dibuat maka pengajuan untuk dana-dana lain akan terasa sangat banyak dan cenderung tidak rapi. Jadi untuk kemudahan dan juga untuk menghadapi kondisi fluktuatif bisnis, kas kecil sangat diperlukan.
Metode Petty Cash yang Biasa Digunakan
Bisnis adalah kegiatan yang harus dijalankan secara profesional, ditunjukkan dengan pencatatan yang rapi dan terperinci. Sehingga menuntut petty cash dianggarkan dengan metode tertentu yang sudah baku digunakan. Dua metode utama yang biasa diaplikasikan adalah:
Fluctuating Fund System
Sesuai dengan namanya fluctuating maka artinya adalah berubah-ubah. Sistem ini adalah untuk menentukan besaran nominal petty cash yang akan dibentuk yang selalu berubah-ubah tiap periodenya.
Periode disini bisa saja per bulan, per semester atau tahunan tergantung dengan sistem yang dianut. Lebih tepat digunakan sistem ini pada usaha yang masih baru yang belum mengetahui tentang pengeluaran bulan-bulan berikutnya.
Jadi model fluctuating ini akan disesuaikan dengan kebutuhan tiap periode yang kemungkinan juga nominalnya berubah-ubah. Sesuai dengan perencanaan awal dan prediksi di periode berikutnya. Misalnya, di bulan April petty cash yang dianggarkan sebesar Rp 1 juta. Dan melihat kemungkinan bulan depan akan banyak promosi barang sehingga butuh dana tidak terduga. Maka nominalnya bisa saja ditambahkan menjadi Rp 1,5 juta atau lebih sesuai permintaan.
Dalam menentukan besaran jumlah nominal petty cash, maka pengajuannya paling lambat adalah akhir bulan bersangkutan atau periode berjalan. Supaya bagian keuangan tidak mendadak mempersiapkan dananya.
Impressed Fund System
Dalam sistem ini, maka kebalikan dari fluctuating yang didasarkan pada penerapan jumlah yang konstan atau tetap tiap periodenya.
Pertimbangannya mungkin adalah bisnis yang sudah berkembang stabil dan kuat. Sehingga setiap kemungkinan sudah bisa diprediksi, dan jikalau meleset tidak terlalu jauh dari perkiraan.
Untuk hal itu sistem impressed lebih tepat digunakan yang mana proyeksi bisnis bisa dilakukan pada bulan/periode sebelumnya. Dengan begitu akan lebih mudah bagi bagian keuangan untuk mencatat petty cash ini yang jumlahnya cenderung ajeg.
Demikian beberapa hal yang dapat dipahami tentang petty cash dalam hal pengertian, tujuan, kegunaan dan metode yang digunakan. Semoga bermanfaat.
