Startup yang baru berdiri tentunya membutuhkan tempat sebagai alamat kantornya dalam urusan administrasi. Untuk menyewa gedung atau membeli kantor sendiri membutuhkan dana yang tidak sedikit bagi perusahaan yang baru dirintis. Oleh karena itu ada alternative yang bisa dilakukan dengan memanfaatkan virtual office dan Coworking space
Apa itu Coworking Space?
Coworking space adalah tempat bekerja yang bisa disewa harian, mingguan atau bulanan bagi mereka yang tidak memiliki kantor tetap. Ataupun bagi mereka yang ingin suasana bekerja yang berbeda-beda dengan fasilitas lengkap
Tempat ini bukan seperti kafe biasa yang menawarkan wifi, colokan listrik dengan makanan dan minuman. Coworking disertai dengan resepsionis atau sekretaris yang bisa meneruskan pesan kepada pengurus Startup. Dan kitapun bisa menggunakan alamatnya sebagai kantor startup kita
Kemudahan teknologi saat ini menyebabkan orang bisa bekerja darimana saja dan kapan saja tanpa harus datang pagi dan pulang malam. Begitupun dengan pilihan tempat kerja bisa bekerja dimana saja selain di kantor
Pekerja saat ini yang didominasi generasi milenial cenderung menghendaki cara kerja telecommuting. Yaitu berpindah dari satu tugas ke tugas yang lain dan dari satu kota ke kota yang lain. Gaya ini akhirnya membuat gaya bekerja kantoran yang penuh ketertiban dan belum komunal menjadi terasa sedikit ketinggalan zaman
Aspirasi anak muda milenial yang tidak lagi mengejar pekerjaan yang aman dan teratur melainkan ingin menentukan sendiri kapan dan apa yang mereka kerjakan. Budaya kerja seolah telah bergeser ke arah outsourcing dan menolak perintah dari atas ke bawah yang birokratif
Oleh karena itu, perusahaan seharusnya mengakomodasi dari jiwa anak muda dengan memasukkan unsur bermain di dalam suasana kantor. Seperti tempat pingpong atau billiard di sela-sela kegiatan kantor, seperti yang telah dilakukan oleh Google maupun perusahaan besar lainnya
Model CoWorking Space
Model Coworking space saat ini lebih disukai menjadi tempat kerja daripada kantor konvensional yang menggunakan model kubikel-kubikel. Dikarenakan banyak individu yang membutuhkan udara segar, komunitas dan suasana santai
Bila kita perhatikan suasana seperti ini, mirip seperti saat kita kuliah ketika kita biasa berdiskusi dengan santai dan berpindah tempat dari kantin, perpustakaan sampai ke taman ketimbang memanfaatkan ruangan kuliah
Susana seperti itu yang ditiru oleh Steve Jobs ketika ia mendirikan kantor Pixar dengan suasana cair dan tidak kaku agar kolegialitas dan produktivitas meningkat. Obrolan lima menit saja sudah bisa mempertemukan seorang pemula startup dengan investornya. Masing-masing individu yang memiliki spesialis berbeda bisa bertemu satu sama lain yang akhirnya akan terbentuk cikal-bakal inovasi untuk organisasi dan startup
Dengan bervariasinya pengguna yang memanfaatkan coworking space, kemungkinan untuk menjalin jejaring dengan orang yang memiliki latar-belakang, level, dan keahlian berbeda-beda menjadi lebih terbuka. Bekerja dari jauh lebih efektif daripada mengejar waktu masuk kantor dengan menempuh jarak dan kemacetan. Karena itulah memanfaatkan coworking space menjadi jawaban bagi banyak orang
Kenapa tidak bekerja dari rumah saja? Beberapa studi mengatakan bahwa bekerja di rumah membuat pekerja merasa kesepian dan terisosali karena beberapa aspek sosial seperti pertemanan, makan bersama, kongkow di waktu istirahat kerja tidak ditemukan di rumah. Coworking space menjawab keterbatasan ini dengan menjadi tempat untuk bekerja sendiri tapi tetap bersama-sama dengan rekan lainnya
Coworking Space dan CorpWorking Space
Beberapa perusahaan besar telah menangkap esensi dari Coworking space ini dengan menyediakan Coworking space di area perusahaan untuk mengakomodasi karyawannya yang memiliki gaya kerja seperti itu. Coworking space ini juga terbuka untuk orang luar yang ingin memanfaatkannya. Oleh karena itu, Coworking space internal ini disebut “CorpWorking Space”
Perusahan yang mendirikan corpworking space menyadari bahwa kreativitas, proses belajar, kontak interpersonal, terinspirasi oleh sesuatu yang lain mungkin terjadi pada suasana seperti ini. Mereka akan mendapatkan keuntungan banyak bila corpworking space berhasil mengudang orang-orang luar untuk bisa menjadi teman, komunitas dan sumber inspirasi karyawannya
Perusahaan bisa membuat tempat yang terbuka tetapi bisa juga membuatnya terbatas khusus untuk orang luar yang diundang saja. Tujuan membangun Corpworking space harus jelas. Area ini diharapkan bisa menciptakan transformasi, inovasi, dan semangat melihat masa depan
Dalam hal transformasi, suasana kaku birokratis dan feodal akan ketinggalan zaman. Kita akan melihat situasi kantor masa depan dimana seorang trainee bisa mengobrol bebas dengan CEO perusahaan. Dalam hal inovasi, percampuran pemikiran individu yang berbeda akan mengubah cara pikir lama dan cenderung seragam dari sebuah kantor yang sistemnya sudah terlalu mapan menjadi lebih dinamis
Semangat dalam memandang masa depan tidak hanya melalui pelatihan saja, diversifikasi stakeholder yang biasa ditemu di corpworking space bisa mencetuskan ide-ide cemerlang yang tidak terpikirkan sebelumnya.
Virtual Office
Bagi Anda yang baru merintis membangun startup bisa menggunakan virtual office sebagai kantor startup di Indonesia agar lebih fleksibel dan dapat menekan biaya operasional. Virtual Office adalah kantor virtual yang digunakan sebagai alamat kantor secara resmi dengan beberapa dukungan pelayanan yang disediakan oleh provider
Sebagaimana layaknya kantor untuk bisnis, virtual office biasanya menyediakan beberapa fasilitas layaknya kantor konvensional seperti ruang rapat, penerimaan surat dan telpon maupun layanan customer service, dll.
Penggunaan virtual office dapat memangkas biaya operasional hingga 90% dibandingkan dengan cara kerja konvensional. Anda tetap memiliki kantor yang elegan didukung dengan alamat domisili yang sah, resepsionis, ruang meeting, dan nomor telepon khusus tanpa membayar biaya lebih untuk menambah staf baru.
Dengan hadirnya virtual office, maka kebutuhan akan alamat secara fisik pun tidak lagi dibutuhkan dan dapat diganti dengan virtual address. Selain dapat memangkas biaya operasional, virtual office juga menjadikan pekerjaan lebih fleksibel, karyawan bisa melakukan pekerjaannya darimana saja bisa dari rumah, kafe, dan lain sebagainya.
Cara Kerja Apabila Menggunakan Virtual Office
Ketika startup anda menggunakan virtual office, bagaimana cara koordinasi dan kerja karyawan? Saat ini semua serba mudah asalkan terhubung dengan koneksi internet. Anda bisa memanfaatkan media ini:
1. Video Conference
Ketika ada rapat dengan karyawan, Anda bisa menggunakan video conference. Semua bentuk koordinasi bisa dilakukan dengan cara ini baik melalui zoom maupun menggunakan whatsapp. Anda bisa melakukan video conference darimana saja dimana waktu dan tempat lebih fleksibel.
2. Virtual Address
Provider virtual office biasanya menyediakan layanan customer service untuk layanan telpon maupun alamat persuratan. Apabila ada surat masuk atau telpon maka akan dihubungkan dengan Anda
3. Area Kerja Bersama
Virtual Office biasanya menyediakan ruang rapat yang bisa digunakan sebagai tempat rapat karyawan secara fisik dan tatap muka. Selain itu, ada area coworking yang bisa digunakan untuk tempat bekerja
Manfaat Menggunakan Virtual Office
Terdapat beberapa manfaat menggunakan virtual office, sebagai berikut:
1. Menghemat Biaya
Bayangkan jika anda harus menyewa kantor fisik di saat awal merintis startup! biaya yang dikeluarkan untuk sewa kantor konvensional tidaklah murah, belum lagi biaya listrik, internet dan lainnya.
Biaya yang besar ini bisa anda pangkas hingga 90% dengan menggunakan virtual office dan dana yang ada bisa dialihkan untuk pengembangan produk dan promosi. Menggunakan virtual office dapat menekan biaya operasional untuk sewa kantor dan lainnya
2. Lebih Fleksibel
Virtual office memungkinkan anda dan karyawan anda bekerja lebih fleksibel. Pekerjaan bisa dilakukan darimana saja dan kapan saja yang penting adalah hasilnya. Anda dan karyawan anda lebih dapat memanfaatkan waktu secara efektif tanpa harus kelelahan di perjalanan atau menghabiskan waktu pulang-pergi ke kantor dan terjebak macet
4. Lebih Dekat dengan Keluarga
Dengan virtual office memungkinkan anda untuk bekerja dari rumah dan dekat dengan keluarga. Anda tidak harus pergi kerja sebelum subuh dan pulang kantor larut malam. Demikian Kantor Startup Di Indonesia : Coworking Space, CorpWorking Space dan Virtual Office.