Suatu usaha memerlukan adanya sebuah prosedur yang jelas pada masing-masing bagian. Oleh karena itu perlu pengetahuan yang baik dalam menyusun SOP (Standard Operating Procedure) bisnis yang dijalankan. Tulisan ini sebagai panduan Cara Menyusun SOP Perusahaan Yang Efektif
SOP tersebut harus dirumuskan dengan jelas, terencana dan tercatat, dengan demikian segala konsep bisnis bisa disampaikan kepada karyawan. Dan SOP menjadi panduan serta standar pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan dalam menjalankan pekerjaannya
Table of Contents
A. Apa Itu SOP !
SOP merupakan suatu sistem kerja yang menguraikan tata aturan yang sistematis atas operasional perusahaan, baik secara parsial dalam aspek manajemen usaha maupun secara keseluruhan.
SOP harus ditulis secara detail, jelas, mudah dimengerti dan dijalankan oleh siapapun yang bertugas. Karena SOP berfungsi sebagai bentuk panduan untuk dijadikan kerangka acuan kerja bagi karyawan yang bertugas menangani fungsi pokoknya masing-masing
Oleh karena itu, menyusun SOP perlu dilakukan sejak awal usaha mulai dirintis karena ini menjadi standar pelaksanaan kerja masing-masing personal karyawan. Jangan memulai bisnis tanpa terlebih dahulu menyusun SOP. Buat suatu SOP yang jelas karena usaha apapun berpotensi bangkrut jika dibangun tanpa konsep yang jelas
Menyusun SOP kadang menyita waktu karena memikirkan SOP yang dianggap terbaik. Buat saja konsep SOP yang jelas dan terencana, lalu tambahkan tiga atau empat ide baru tiap bulannya dan langsung lakukan
Membuat SOP yang perfeksionis kadang menghambat usaha karena terlalu lama berteori dan berpikir tanpa segera mengambil tindakan nyata
B. Gambaran SOP dalam Sebuah Usaha
Berikut gambaran cara menyusun SOP dalam sebuah usaha:
1. Sistem Kepegawaian
Meliputi proses seleksi dan rekrutmen, persyaratan minimal dan penempatan, sistem orintasi/pelatihan, standar gaji dan tunjangan, standar penilaian kinerja, standar pemutusan hubungan kerja, standar pengembangan karir, dan standar penghargaan
2. Sistem Operasional/Pelayanan
Meliputi waktu operasional harian, jadwal petugas pelayanan, sistem pelayanan, prosedur perolehan/produksi, standar pakaian kerja, standar perlengkapan/peralatan dan standar outlet/kantor
3. Sistem Pemasaran
Meliputi sistem penjualan, standar promosi, standar harga, standar lokasi dan standar produk/jasa
4. Sistem Administrasi/Keuangan
Meliputi prosedur pencatatan pendapatan, prosedur pencatatan pengeluaran, prosedur pengeluaran dan penerimaan uang, standar biaya administrasi dan umum, standar biaya penyusutan dan amortisasi, Standar sistem penyusunan laporan keuangan, dan prosedur pemeriksaan laporan keuangan
Berikut ini contoh cara menyusun SOP dengan pendekatan kepada Sumber Daya Manusia (SDM), sebagai berikut:
- 5% dari laba bulanan dibagikan kepada semua karyawan sebagai bonus
- Apabila target harian tercapai, maka akan ada bonus berupa uang tunai yang dibagikan hari itu juga
- Karyawan berprestasi akan diberi penghargaan khusus dan harus dipublikasikan kepada semua karyawan agar karyawan lainnya bersemangat dan terpacu untuk meningkatkan prestasi kerja
- Setiap karyawan berprestasi harus bersedia membagi ilmunya kepada karyawan lainnya, agar mereka juga bisa berprestasi sebagaimana dirinya
Sebagai contoh membuat SOP warung usaha restoran, sebagai berikut:
- Saat pelanggan datang, karyawan harus segera menarikkan kursi dan memberinya menu, kemudian dilanjutkan dengan salam, sapa, dan senyum
- Semua meja harus beraroma jeruk
- Setiap karyawan yang memasak harus menggunakan sarung tangan plastic agar higienis
- Masakan harus tersaji dalam kondisi mengepul/berasap agar dapat menggugah selera makan pelanggan
- Setiap bulan karyawan harus berusaha mendatangkan pelanggan baru. karyawan yang mampu menarik pelanggan ( bisa dengan cara mempromosikan warung dan menarik pelanggan) dapat bonus dalam jumlah tertentu
C. Cara Mengontrol Jalannya Usaha
Kalian juga harus tetap melakukan kontrol usaha. Kontrol usaha bisa berjalan dengan baik apabila karyawan diperlakukan dengan baik. Dengan rekrutmen yang baik, sistem yang kalian buat akan berjalan dengan baik
Terdapat beberapa cara bagi pelaku usaha dalam mengontrol jalannya usaha, diantaranya sebagai berikut:
1. Menyusun insentif yang baik bagi karyawan;
Misalnya memberikan insentif berupa komisi penjualan sebesar 5% bagi karyawan bagian pemasaran yang mampu menjual produk dalam jumlah tertentu.
Sistem insentif ini bervariasi, kalian bisa mempelajari dan mengadopsinya dari sistem insentif yang diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang lebih maju
Pada intinya, tujuan insentif ini adalah untuk memotivasi karyawan untuk bekerja lebih giat dan bersemangat dalam mengejar target. Sistem insentif ini bisa di evaluasi tiap tahun
2. Melakukan rapat dengan karyawan secara rutin untuk mengevaluasi jalannya rencana kegiatan usaha;
Kalian bisa membagi rapat dengan bagian-bagian tertentu sesuai dengan struktur organisasi usaha, misalnya rapat dengan manajer, rapat pleno ( dengan semua karyawan), atau rapat operasional (manajer dengan karyawan)
Meskipun karyawan kalian hanya lima orang, tetap harus membagi rapat agar lebih efektif. Jangan menyertakan semua karyawan dalam setiap rapat karena akan mengganggu kerja mereka
Tunjuklah satu manajer yang dapat mengevaluasi setiap kegiatan tiap minggunya. Selanjutnya kalian dapat rapat dengan manajer setiap dua minggu atau sebulan sekali
3. Gunakan teknologi, misalnya menggunakan finger print;
Kalian perlu menyusun insentif terkait dengan kehadiran karyawan, misalnya karyawan yang selama satu semester tidak pernah absen atau tidak pernah telat berhak mendapat cuti enam hari di semester berikutnya
Buat laporan keuangan yang mudah dipahami dan dapat dibaca sewaktu-waktu sehingga dapat melihat perkembangan usaha dan dapat mengambil keputusan dengan baik
Membuat standar produksi dan pelayanan agar sesama karyawan dapat saling mengingatkan. Standar produksi bertujuan untuk menjaga kualitas barang produksi, sedangkan standar pelayanan bertujuan untuk membuat pelayanan yang baik di kantor ataupun di cabang manapun
Inspeksi mendadak perlu kalian lakukan apabila usaha sudah dapat berjalan tanpa kehadiran kalian setiap hari
4. Kontrol bahan baku dan penjualan sehingga omzet penjualan tetap dapat dikontrol
Sistem kontrol yang kalian lakukan pada prinsipnya untuk menjadikan karyawan bekerja lebih baik dan merupakan salah satu cara memotivasi karyawan
Suatu usaha dapat dikatakan sudah siap untuk dijalankan apabila sudah memiliki beberapa unsur dibawah ini, yaitu:
- Memiliki produk yang berkualitas
- Memiliki karyawan dengan skill tinggi yang mampu memproduksi produk berkualitas
- Memiliki SOP usaha yang jelas, tercatat dan bisa disampaikan pada karyawan
- Memiliki tempat usaha yang jelas
- Memiliki strategi marketing
- Memiliki anggaran yang cukup
Dengan 6 unsur tersebut, kalian bisa dengan segera membuka usaha yang diimpikan kalian. Info lain Strategi Memulai Bisnis Bagi Yang Ingin Membuka Usaha
